Notatki na marginesie

Luźne uwagi na temat przeczytanych książek (i nie tylko)


Zepsułeś? Napraw!

foto: własne

W biznesie jak w małżeństwie, w małżeństwie jak w biznesie.
Przynajmniej czasami.

Nawiązuję do wpisu na blogu Michael’a Hyatt’a, który stwierdza, że każdy lider nawali w relacjach ze współpracownikami.
Tak, jak zawsze stanie się to w rodzinie.
Prędzej czy później, coś popsujemy w małżeństwie czy innym bliskim związku.
To jak wychodzimy z tego “kryzysu”, może być pomocne również w relacjach biznesowych.

Proponowane kroki naprawy relacji do wykorzystania w domu i biurze:

  1. Weź odpowiedzialność za to, co się stało. Przyznaj się do błędu. Unikanie odpowiedzialność nie uczy niczego dobrego, a wręcz pokazuje innym, że nie warto się starać. Co w dalszym etapie prowadzi do rozpadu relacji czy zespołu.
  2. Nie broń się. Próbując się bronić, dbamy o nasze ego, a nie o relacje. Jak ostatnio usłyszałem: albo masz racje, albo relacje. Coś w tym jest. Czasami za wszelką cenę próbujemy obronić swoje zdanie, nie zważając na to, że ranimy najbliższych.
  3. Unikaj JEŻELI oraz ALE. Mogą się zdarzyć sytuacje, w których na nasze zachowanie wpłynęły czynniki zewnętrzne. Tyle, że w czasie kryzysu druga strona (i my sami też) może pomylić wyjaśnianie z wymówkami. Nieświadomie możemy szukać wytłumaczenia w czynnikach zewnętrznych, próbując ukryć nasz błąd. A to nie służy pojednaniu.
  4. Bądź empatyczny. Krok służący do pojednania. Do odnowienia relacji. Pokazujemy, że jesteśmy blisko drogiej osoby, że rozumiemy że swoim zachowaniem zraniliśmy drugą osobę. Nie oddalamy się od innych, ale jesteśmy po, to żeby naprawić co zostało zepsute.
  5. Proś o wybaczenie. Zranienie i naprawa go wymaga zamknięcia przeproszeniem i wybaczeniem. Oczywiście nie jesteśmy zwolnieni z pracy jeżeli druga strona nie udzieliła nam (jeszcze) przebaczenia. Oznacza to, że musimy dalej pracować nad uleczeniem zranienia. Nasze starania o uleczenie relacji (odłożenie ego na bok) sprawią, że w końcu przebaczenie nastąpi.
Jak mówi pan Michael: Każdy może zniszczyć relacje. Jedynie osoba odważna podejmuje się ich naprawy.
Odwagi!
Reklamy


Inbox zero

http://www.nerdmeritbadges.com

 

Cofnijmy się w czasie.
Jest sierpień 2015.
Służbowa skrzynka pocztowa: stwierdzam z przykrością, że ilość maili w skrzynce przychodzącej (z ang. inbox) wynosi ponad 6 000 (sic!). I nie jest to bynajmniej spowodowane niezaglądaniem do skrzynki z powodu dwutygodniowego urlopu.
Stan ten ciągnął się od kilku dobrych lat.

Coś trzeba było z tym zrobić.
Pomijam fakt upomnień wysyłanych przez dział IT o wykorzystaniu limitu na dysku :)
Zapełniona skrzynka pocztowa mi osobiście przeszkadzała.
Nie czułem się komfortowo z taką ilością wiadomości „plątających” się po komputerze.

 


W tamtym czasie byłem na etapie wdrażania technik produktywności w życie służbowe i prywatne.

W tym zasad dotyczących „higieny” pocztowej.

Jednym z aspektów jest inbox zero.
Podejście mające na celu taką obsługę maili, żeby na koniec dnia w skrzynce przychodzącej nie było żadnej wiadomości.

Opcji i wariantów jest kilka.
Opiszę jeden, który znalazłem na blogu Michael’a Hyatt’a (w oparciu o Getting Things Done David’a Allen’a).

Jak doprowadzić do inbox zero?

Należy obsługiwać (procesować) każdą wiadomość tylko jeden raz.
Przeczytać każdego maila tylko jeden raz.
A nie, przeczytać, zostawić i po kilku dniach ponownie do niego wracać.
W ten sposób maile tylko przyrastają zamiast się „załatwiać” (Michał Śliwiński twórca Nozbe lubi używać stwierdzenia że on nie czyta maili, tylko je załatwia).

Obsługując każdą wiadomość należy zadać pytanie:

  • Czy ta wiadomość wymaga ode mnie działania?
  • Czy jestem proszony o zrobienie czegoś?

Jeżeli odpowiedź brzmi TAK, możliwe są trzy opcje:

  1. Zrób to (ang. do).Nie odkładaj na później. Zrób to teraz. David Allen mówi o zasadzie 2 minut: jeżeli zrobienie czegoś zajmie ci mniej niż dwie minuty, zrób to od razu.
    Dzięki temu sprawy znikną z twojej listy zadań zanim się na niej pojawią :)
  2. Deleguj (ang. delegate).I nie chodzi o „spychologię”, ale zdrowe podejście, gdzie wiemy, że ktoś inny może zrobić to zadanie lepiej, szybciej czy taniej.
    Ty powinieneś skupić się na robieniu zadań, do których wnosisz wartość dodaną.
    Michael cytuje pana Dawson’a Trotman’a, który powiedział:
    “Przyjąłem sobie za cel, nigdy nie robić niczego, co mogą lub zrobią inni, podczas gdy jest tyle ważnych rzeczy do zrobienia, których inni nie mogą lub nie chcą zrobić.” 
  3. Odłóż na później (ang. defer).Świadomie zdecyduj o odłożeniu danej sprawy i wpisaniu go na listę zadań do zrobienia.
    Być może zadanie wymaga więcej niż dwie minuty.
    Może nie jesteś w stanie tego delegować.
    Zaplanuj czas kiedy się tym zajmiesz.
Notatka na marginesie:
Polecam Nozbe, do którego można wysłać maila i utworzyć z niego zadanie. 
Więcej o Nozbe we wcześniejszym wpisie.

Jeżeli natomiast odpowiedź brzmi NIE, czyli zadanie nie wymaga naszej aktywności (nikt nas o nic nie prosi), opcje są dwie:

  1. Usuń (ang. delete).Po prostu :) Jeżeli uważamy, że nie będziemy potrzebowali tej wiadomości w przyszłości, należy ją usunąć. A co gdy usuniemy jakąś ważną wiadomość? Teoria Michael’a: jeżeli wiadomość była naprawdę ważna, to ktoś gdzieś posiada jej kopię :)
  2. Zarchiwizuj (ang. file, Michael nie znalazł odpowiedniego słowa na D :) ).Jeżeli wiadomość nie wymaga naszej reakcji i uważamy, że może przydać się w przyszłości, można przesunąć ją do odpowiednich katalogów np. w programie pocztowym. Michael zaleca właściwie jeden folder do archiwizacji, bez jakiejś wyrafinowanej metody katalogowania. Komputer powinien poradzić sobie z przeszukaniem tego folderu wg potrzebnych kryteriów.

W przypadku watpliwości czy wiadomość usunąć czy zarchiwizować, lepiej ją zarchiwizować.
Zawsze można ją później usunąć.

https://www.flickr.com/photos/10ch/3204380917/in/album-72157612646615723/

foto: 10ch (flickr)

Co natomiast zrobić w przypadku, gdy ma się tysiące wiadomości zalegających w skrzynce odbiorczej?

Coś, co Michael nazywa ogłoszeniem mailowego bankructwa.
Coś, czego nie nazwałem, ale intuicyjnie zrobiłem z moimi sześcioma tysiącami maili.
Zrób archiwizację wiadomości, zostaw 20 najświeższych, a resztę usuń.
Nawet, jak ktoś będzie się dopominał o odpowiedź na wiadomość, którą usunęliśmy, można się wytłumaczyć, że ją przeoczyliśmy i poprosić o ponowne wysłanie jej do nas.
Trudno.
Koszt uporządkowania sobie życia.

***

Jest lipiec 2016.
Służbowa skrzynka pocztowa: ilość maili w skrzynce przychodzącej oscyluje w ostatnim czasie wokół 100 maili.

Jak widać, do celu „inbox zero” jeszcze wiele brakuje.
Przyczyny takiego stanu są nastepujące.
Po pierwsze, cały czas jestem w trakcie wyrabiania nawyku regularnego procesowania wiadomości.
A po drugie, nadal szukam mojego sposobu, mojej wersji radzenia sobie z katalogowaniem.
Jak przechowywać wiadomości, które są w trakcie załatwiania (delegowane lub też czekające na moją reakcję)?

W tym miejscu chcę wspomnieć o jeszcze jednej technice, która bardzo pomaga mi w pilnowaniu spraw delegowanych bądź oczekujących na działania innych osób.
Technika opisana przez Piotra Nabielca w książce „Effective multitasking” (z ang. skuteczna wielozadaniowość).

Notatka na marginesie:
Autor stara się przekonać, że tak naprawdę nie jesteśmy wielozadaniowi, bo nie możemy robić dobrze kilku spraw jednocześnie. 
Aby być skutecznym, należy się skupić na wykonywaniu jednej sprawy na raz. 
 
Z katalogu wiadomości wysłanych należy wydzielić maile wymagające odpowiedzi od innych i umieścić je w katalogu „oczekujące” (ang. awaiting response).
Dzięki temu w jednym miejscu mam wiadomości i sprawy uzależnione od działania innych.
I jeżeli w wyniku sprzątania swoich skrzynek pocztowych zdarzy im się usunąć mojego maila :) w łatwy sposób mogę im wysłać ponownie maila z przypomnieniem.

Mam nad czym pracować.
I wiem, że w końcu wypracuję swoją metodę i poczuję, że panuję nad zalewem wiadomości.

Nie dla samego zajmowania się wiadomościami, ale dla poczucia uporządkowanego życia.

Kolejne wyzwanie: skrzynka prywatna :)


Muszę czy chcę, próbuję czy robię?

Yoda

Słowa mają znaczenie.
Mogą podbudować i mogą zranić.
Przez jedno nieodpowiednie słowo wybuchła pewnie niejedna wielka wojna.
Ale pewnie też przez jedno odpowiednie słowo zrodziła się niejedna wielka miłość.
Nasze słowa wpływają na życie innych ludzi.
To wiadomo.
Ale czy zdajemy sobie sprawę z tego, że słowa wpływają też na nas?

Od dłuższego czasu (będzie pewnie z rok czy dwa) eliminuję ze swojego słownika słowo „muszę”.
Staram się bardziej świadomie go używać, bo przecież nic nie muszę.
Co najwyżej chcę, potrzebuję albo powinienem.
Albo jeszcze inaczej: mogę coś zrobić.

I o dziwo, o ile jeszcze dwa lata temu „musiałem iść do pracy”, „musiałem iść po zakupy”
i „musiałem posprzątać”, to teraz nic nie muszę.
Teraz więc chcę iść do pracy (bo generalnie lubię i mi za to zapłacą), potrzebuję zrobić zakupy
(żeby mieć co zjeść i w co się ubrać) oraz powinienem posprzątać (bo chcę żyć w porządku).

Nie czuję żadnego przymusu do czegokolwiek.
Za to czuję wolność w tym co robię, bo to przecież ja decyduję o tym, co robię.
Dodatkowo, jeżeli pomyślę, że mogę coś zrobić, uruchamia to we mnie wdzięczność za to, co mam:

  • mogę iść do pracy (bo ją mam),
  • mogę zrobić zakupy (bo mam za co),
  • mogę posprzątać (bo mam gdzie mieszkać).

Mała rzecz, duża zmiana.

[Notatka na marginesie]
Pilnujemy, żeby syn też nic nie musiał, tylko chciał.
Najlepsze są momenty, kiedy zapomnę się i mówię, że coś muszę zrobić.
Wtedy pada pytanie:
-Tatusiu, musisz czy chcesz? :)

***

Michael Hyatt na swoim blogu opisuje podobne zjawisko, tyle że dotyczące słowa: próbować.
Nowe słowo, którego unikanie też może wyjść na dobre.

Michael opisuje dwie historie, które warte są przywołania.
Dobrze tłumaczą co złego jest w tym słowie.

Jedna historia, to fikcja.
Scena z filmu Gwiezdne Wojny.
Yoda uczy Skywalker’a panowania nad mocą.

https://www.youtube.com/watch?v=BQ4yd2W50No&feature=youtu.be

Nie jestem fanem, ale dialog mistrz-uczeń jest dobry.
Skywalker ma podnieść z bagna zatopiony statek powietrzny.
Na zachętę mistrza mówi: „OK, spróbuję.”
Na co Yoda wypowiada coś w stylu: „Nie ma spróbuję. Albo robisz, albo nie. Nie ma nic pomiędzy.”

Do. Or do not. There is no try.
Yoda

Druga historia z życia wzięta.
Wyglada na to, że uczniem Yoda (albo fanem Gwiezdnych Wojen) był Tonny Robbins.

Na jednym z jego wydarzeń, kobieta z widowni opisuje sytuację, w której pomino wielu prób ratowania,
małżeństwo przeżywa kryzys.
Próbowała „wszystkiego”, ale nic nie pomogło.
Na co Tony mówi, żeby spróbowała podnieść krzesło, na którym siedzi.
Kobieta wstała i podniosła krzesło.
Tony: miałaś spróbować, a ty podniosłaś. Spróbuj podnieść krzesło.
Kobieta zdezorientowana stoi i nic nie robi.
Tony: teraz nic nie zrobiłaś. Spróbuj podnieść krzesło.
Kobieta znowu podnosi krzesło.
Tony na to, że albo podnosi albo nic nie robi. A miała tylko spróbować podnieść.

Wniosek jest jeden:
albo coś robimy, albo czegoś nie robimy.
Nie ma stanu przejściowego.

Jest to może uproszczenie, pewnie że są sytuacje, w których próby czy starania powinny zostać nagrodzone.
Natomiast proponowane podejście  zmusza do zastanowienia: na ile się angażuję w to, co chcę osiągnąć,
a na ile udaję przed sobą lub przed innymi?
Kluczowe jest rozróżnienie, że „próbowanie” nie jest jednoznaczne z „działaniem”.
Nie chcesz czegoś robić, to tego nie rób, ale nie udawaj że „próbujesz”.

Pomocne pytania kontrolne:

  • Próbujesz schudnąć/być w formie, czy chudniesz?
  • Próbujesz naprawić relacje czy je naprawiasz?
  • Próbujesz zwiększyć ilość ofert sprzedażowych czy je zwiększasz?
Owocnego i skutecznego „robienia” życzę.