Notatki na marginesie

Luźne uwagi na temat przeczytanych książek (i nie tylko)


Inbox zero

http://www.nerdmeritbadges.com

 

Cofnijmy się w czasie.
Jest sierpień 2015.
Służbowa skrzynka pocztowa: stwierdzam z przykrością, że ilość maili w skrzynce przychodzącej (z ang. inbox) wynosi ponad 6 000 (sic!). I nie jest to bynajmniej spowodowane niezaglądaniem do skrzynki z powodu dwutygodniowego urlopu.
Stan ten ciągnął się od kilku dobrych lat.

Coś trzeba było z tym zrobić.
Pomijam fakt upomnień wysyłanych przez dział IT o wykorzystaniu limitu na dysku :)
Zapełniona skrzynka pocztowa mi osobiście przeszkadzała.
Nie czułem się komfortowo z taką ilością wiadomości „plątających” się po komputerze.

 


W tamtym czasie byłem na etapie wdrażania technik produktywności w życie służbowe i prywatne.

W tym zasad dotyczących „higieny” pocztowej.

Jednym z aspektów jest inbox zero.
Podejście mające na celu taką obsługę maili, żeby na koniec dnia w skrzynce przychodzącej nie było żadnej wiadomości.

Opcji i wariantów jest kilka.
Opiszę jeden, który znalazłem na blogu Michael’a Hyatt’a (w oparciu o Getting Things Done David’a Allen’a).

Jak doprowadzić do inbox zero?

Należy obsługiwać (procesować) każdą wiadomość tylko jeden raz.
Przeczytać każdego maila tylko jeden raz.
A nie, przeczytać, zostawić i po kilku dniach ponownie do niego wracać.
W ten sposób maile tylko przyrastają zamiast się „załatwiać” (Michał Śliwiński twórca Nozbe lubi używać stwierdzenia że on nie czyta maili, tylko je załatwia).

Obsługując każdą wiadomość należy zadać pytanie:

  • Czy ta wiadomość wymaga ode mnie działania?
  • Czy jestem proszony o zrobienie czegoś?

Jeżeli odpowiedź brzmi TAK, możliwe są trzy opcje:

  1. Zrób to (ang. do).Nie odkładaj na później. Zrób to teraz. David Allen mówi o zasadzie 2 minut: jeżeli zrobienie czegoś zajmie ci mniej niż dwie minuty, zrób to od razu.
    Dzięki temu sprawy znikną z twojej listy zadań zanim się na niej pojawią :)
  2. Deleguj (ang. delegate).I nie chodzi o „spychologię”, ale zdrowe podejście, gdzie wiemy, że ktoś inny może zrobić to zadanie lepiej, szybciej czy taniej.
    Ty powinieneś skupić się na robieniu zadań, do których wnosisz wartość dodaną.
    Michael cytuje pana Dawson’a Trotman’a, który powiedział:
    “Przyjąłem sobie za cel, nigdy nie robić niczego, co mogą lub zrobią inni, podczas gdy jest tyle ważnych rzeczy do zrobienia, których inni nie mogą lub nie chcą zrobić.” 
  3. Odłóż na później (ang. defer).Świadomie zdecyduj o odłożeniu danej sprawy i wpisaniu go na listę zadań do zrobienia.
    Być może zadanie wymaga więcej niż dwie minuty.
    Może nie jesteś w stanie tego delegować.
    Zaplanuj czas kiedy się tym zajmiesz.
Notatka na marginesie:
Polecam Nozbe, do którego można wysłać maila i utworzyć z niego zadanie. 
Więcej o Nozbe we wcześniejszym wpisie.

Jeżeli natomiast odpowiedź brzmi NIE, czyli zadanie nie wymaga naszej aktywności (nikt nas o nic nie prosi), opcje są dwie:

  1. Usuń (ang. delete).Po prostu :) Jeżeli uważamy, że nie będziemy potrzebowali tej wiadomości w przyszłości, należy ją usunąć. A co gdy usuniemy jakąś ważną wiadomość? Teoria Michael’a: jeżeli wiadomość była naprawdę ważna, to ktoś gdzieś posiada jej kopię :)
  2. Zarchiwizuj (ang. file, Michael nie znalazł odpowiedniego słowa na D :) ).Jeżeli wiadomość nie wymaga naszej reakcji i uważamy, że może przydać się w przyszłości, można przesunąć ją do odpowiednich katalogów np. w programie pocztowym. Michael zaleca właściwie jeden folder do archiwizacji, bez jakiejś wyrafinowanej metody katalogowania. Komputer powinien poradzić sobie z przeszukaniem tego folderu wg potrzebnych kryteriów.

W przypadku watpliwości czy wiadomość usunąć czy zarchiwizować, lepiej ją zarchiwizować.
Zawsze można ją później usunąć.

https://www.flickr.com/photos/10ch/3204380917/in/album-72157612646615723/

foto: 10ch (flickr)

Co natomiast zrobić w przypadku, gdy ma się tysiące wiadomości zalegających w skrzynce odbiorczej?

Coś, co Michael nazywa ogłoszeniem mailowego bankructwa.
Coś, czego nie nazwałem, ale intuicyjnie zrobiłem z moimi sześcioma tysiącami maili.
Zrób archiwizację wiadomości, zostaw 20 najświeższych, a resztę usuń.
Nawet, jak ktoś będzie się dopominał o odpowiedź na wiadomość, którą usunęliśmy, można się wytłumaczyć, że ją przeoczyliśmy i poprosić o ponowne wysłanie jej do nas.
Trudno.
Koszt uporządkowania sobie życia.

***

Jest lipiec 2016.
Służbowa skrzynka pocztowa: ilość maili w skrzynce przychodzącej oscyluje w ostatnim czasie wokół 100 maili.

Jak widać, do celu „inbox zero” jeszcze wiele brakuje.
Przyczyny takiego stanu są nastepujące.
Po pierwsze, cały czas jestem w trakcie wyrabiania nawyku regularnego procesowania wiadomości.
A po drugie, nadal szukam mojego sposobu, mojej wersji radzenia sobie z katalogowaniem.
Jak przechowywać wiadomości, które są w trakcie załatwiania (delegowane lub też czekające na moją reakcję)?

W tym miejscu chcę wspomnieć o jeszcze jednej technice, która bardzo pomaga mi w pilnowaniu spraw delegowanych bądź oczekujących na działania innych osób.
Technika opisana przez Piotra Nabielca w książce „Effective multitasking” (z ang. skuteczna wielozadaniowość).

Notatka na marginesie:
Autor stara się przekonać, że tak naprawdę nie jesteśmy wielozadaniowi, bo nie możemy robić dobrze kilku spraw jednocześnie. 
Aby być skutecznym, należy się skupić na wykonywaniu jednej sprawy na raz. 
 
Z katalogu wiadomości wysłanych należy wydzielić maile wymagające odpowiedzi od innych i umieścić je w katalogu „oczekujące” (ang. awaiting response).
Dzięki temu w jednym miejscu mam wiadomości i sprawy uzależnione od działania innych.
I jeżeli w wyniku sprzątania swoich skrzynek pocztowych zdarzy im się usunąć mojego maila :) w łatwy sposób mogę im wysłać ponownie maila z przypomnieniem.

Mam nad czym pracować.
I wiem, że w końcu wypracuję swoją metodę i poczuję, że panuję nad zalewem wiadomości.

Nie dla samego zajmowania się wiadomościami, ale dla poczucia uporządkowanego życia.

Kolejne wyzwanie: skrzynka prywatna :)

Reklamy


Bądź pustą głową

 

Ile to razy myślałem o czymś i byłem pewny, że zapamiętam, a kiedy przychodziło co do czego, to mi to po prostu wylatywało z głowy.
Najgorsze było później przypominanie sobie: Co ja takiego miałem zrobić? O czym miałem pamietać?

Każdemu pewnie nie raz się to zdarzyło.
Mnie już się nie zdarza :)

Pamietam o wszystkim, co mi przyjdzie do głowy i co mam do zrobienia.
Bynajmniej nie dlatego, że mam superpamięć.
Nie mam i dlatego wszystko zapisuję.

Jeżeli wpadłem na genialny pomysł, coś mnie zachwyciło, czy naszła mnie chwila refleksji zapisuję to w dzienniku.

Notatka na marginesie:
Więcej we wpisie o prowadzeniu dziennika:
 
 

Jeżeli natomiast chcę coś zrobić (bo ja nic nie muszę), to zapisuję to na liście spraw do zrobienia.

Notatka na marginesie:
Sprawdź dlaczego nic nie muszę:
 

Muszę czy chcę, próbuję czy robię?

Idea wyrzucania spraw z głowy jest pierwszym krokiem w metodologii zarządzania czasem Getting Things Done (GTD) opisanej przez Davida Allen’a.

Zasada jest prosta:
spisz wszystko co masz w głowie. 

Nie traktuj głowy jako magazynu do przechowywania spraw.
Używaj jej do kreatywnego myślenia.
Jak oporóżnisz ją ze zbędnych rzeczy, to zwolnią się zasoby na myślenie :)

Jak zacząć?

Weź kartkę, długopis i pisz przez 15-30 min wszystko o czym w danej chwili myślisz.
Wszystko.
Później ocenisz, czy to jest wartościowe i można i trzeba coś z tym zrobić, czy nie.

Po opróżnieniu głowy przyjrzyj się sprawom, ktore spisałeś.
Część z nich to będą sprawy do zrobienia, którymi po prostu trzeba się zająć.
Mając listę spraw do wykonania, warto je gdzieś spisać w osobnym miejscu, żeby łatwiej do nich wracać.
Może to być tradycyjna kartka czy notes ze sprawami do wykonania.

Notatka na marginesie:
Zamiast kartki można użyć karteczek samoprzylepnych (typu post-it).
Każda sprawa jest zapisana na oddzielnej karteczce.
Łatwiej później spisane sprawy pogrupować w powiązane ze sobą sprawy (zadania).

Zobacz przykład

Ja preferuję (i polecam) wersję elektroniczną.
Nawet najprostszy telefon ma wbudowaną funkcję przypomnień, która lest lepsza od kartki (łatwiej panować nad powtarzalnymi zadaniami).
Osobiście polecam pójść krok dalej i używać dedykowanych aplikacji do zarządzania zadaniami i projektami.

Podstawowe zalety programów do zarządzania zadaniami:

  • Zawsze pod ręką – z telefonem raczej w ogóle się nie rozstajemy
  • Zadania można grupować w projekty – zawsze koło siebie znajdują się zadania, które prowadzą do osiągnięcia danego celu.
    A o to chodzi w całej zabawie, żeby osiągać to, co planowaliśmy.
  • Współdzielenie zadań – w łatwy sposób można delegować konkretne zadania osobom, które zaprosiliśmy do konkretnego projektu.
  • Dodatkowe informacje przy każdym zadaniu – można dodać notatki, komentarze czy zdjęcia, które pomagają w realizacji danego zadania.

 

Notatka na marginesie:
Przykład: mam projekt Lekarz, w którym żona może mi przydzielić zadanie, np. umówienie wizyty.
W tym samym momencie widzię to zadanie u siebie na telefonie (dostaję powiadomienie).
Nie musi dzwonić do mnie w tej sprawie, wysyłać SMS, przypominać itd.
Program przypomni mi o załatwieniu tej sprawy.
W komentarzu do zadania może dodać informacje np. na temat preferowanych godzin wizyty itp. 
Jeżeli wykonam zadanie, odznaczam je i żona od razu widzi, że zrobiłem o co mnie poprosiła. 
Wyższy stopień komunikacji :) 
A rozmowy telefoniczne przeznaczamy na przyjemniejsze sprawy. 

Dla chętnych, którzy nie znają podejścia GTD, poznania tematu produktywności, polecam video kurs:

Kurs produktywności w 10 krokach

Notatka na marginesie:
Osobiście używam Nozbe, ze względu na jego funkcjonalność, wygląd i niesamowite podejście do obsługi klienta :) 
Używam i testowałem kilka innych, ale ten mi najbardziej pasuje. 
Ze względu na ilość projektów używam wersji płatnej. 
Zachęcam do wypróbowania (to nic nie kosztuje).
Jeżeli chcesz możesz skorzystać z poniższego linku (link afiliacyjny), aby założyć darmowe konto w Nozbe.
Jeżeli program ci się spodoba, decydując się na wersję płatną otrzymasz 10% zniżki.
(Samo założenie nic nie kosztuje, i do 5 projektów jest darmowe):
 

Załóż konto w Nozbe

Reasumując:
Niezależnie od tego, jaki system będziesz używał (kartka, telefon, komputer), nie trzymaj listy spraw do wykonania w głowie.
Wyrzucaj na zewnątrz.

Bądź pustą głową.
Magazynuj wspomnienia i emocje, a nie sprawy do załatwienia.