Notatki na marginesie

Luźne uwagi na temat przeczytanych książek (i nie tylko)

Inbox zero

http://www.nerdmeritbadges.com

 

Cofnijmy się w czasie.
Jest sierpień 2015.
Służbowa skrzynka pocztowa: stwierdzam z przykrością, że ilość maili w skrzynce przychodzącej (z ang. inbox) wynosi ponad 6 000 (sic!). I nie jest to bynajmniej spowodowane niezaglądaniem do skrzynki z powodu dwutygodniowego urlopu.
Stan ten ciągnął się od kilku dobrych lat.

Coś trzeba było z tym zrobić.
Pomijam fakt upomnień wysyłanych przez dział IT o wykorzystaniu limitu na dysku :)
Zapełniona skrzynka pocztowa mi osobiście przeszkadzała.
Nie czułem się komfortowo z taką ilością wiadomości „plątających” się po komputerze.

 

***

W tamtym czasie byłem na etapie wdrażania technik produktywności w życie służbowe i prywatne.

W tym zasad dotyczących „higieny” pocztowej.

Jednym z aspektów jest inbox zero.
Podejście mające na celu taką obsługę maili, żeby na koniec dnia w skrzynce przychodzącej nie było żadnej wiadomości.

Opcji i wariantów jest kilka.
Opiszę jeden, który znalazłem na blogu Michael’a Hyatt’a (w oparciu o Getting Things Done David’a Allen’a).

Jak doprowadzić do inbox zero?

Należy obsługiwać (procesować) każdą wiadomość tylko jeden raz.
Przeczytać każdego maila tylko jeden raz.
A nie, przeczytać, zostawić i po kilku dniach ponownie do niego wracać.
W ten sposób maile tylko przyrastają zamiast się „załatwiać” (Michał Śliwiński twórca Nozbe lubi używać stwierdzenia że on nie czyta maili, tylko je załatwia).

Obsługując każdą wiadomość należy zadać pytanie:

  • Czy ta wiadomość wymaga ode mnie działania?
  • Czy jestem proszony o zrobienie czegoś?

Jeżeli odpowiedź brzmi TAK, możliwe są trzy opcje:

  1. Zrób to (ang. do).

    Nie odkładaj na później. Zrób to teraz. David Allen mówi o zasadzie 2 minut: jeżeli zrobienie czegoś zajmie ci mniej niż dwie minuty, zrób to od razu.
    Dzięki temu sprawy znikną z twojej listy zadań zanim się na niej pojawią :)

  2. Deleguj (ang. delegate).

    I nie chodzi o „spychologię”, ale zdrowe podejście, gdzie wiemy, że ktoś inny może zrobić to zadanie lepiej, szybciej czy taniej.
    Ty powinieneś skupić się na robieniu zadań, do których wnosisz wartość dodaną.
    Michael cytuje pana Dawson’a Trotman’a, który powiedział:
    “Przyjąłem sobie za cel, nigdy nie robić niczego, co mogą lub zrobią inni, podczas gdy jest tyle ważnych rzeczy do zrobienia, których inni nie mogą lub nie chcą zrobić.” 

  3. Odłóż na później (ang. defer).Świadomie zdecyduj o odłożeniu danej sprawy i wpisaniu go na listę zadań do zrobienia.
    Być może zadanie wymaga więcej niż dwie minuty.
    Może nie jesteś w stanie tego delegować.
    Zaplanuj czas kiedy się tym zajmiesz.
Notatka na marginesie:
Polecam Nozbe, do którego można wysłać maila i utworzyć z niego zadanie. 
Więcej o Nozbe we wcześniejszym wpisie.

Jeżeli natomiast odpowiedź brzmi NIE, czyli zadanie nie wymaga naszej aktywności (nikt nas o nic nie prosi), opcje są dwie:

  1. Usuń (ang. delete).

    Po prostu :) Jeżeli uważamy, że nie będziemy potrzebowali tej wiadomości w przyszłości, należy ją usunąć. A co gdy usuniemy jakąś ważną wiadomość? Teoria Michael’a: jeżeli wiadomość była naprawdę ważna, to ktoś gdzieś posiada jej kopię :)

  2. Zarchiwizuj (ang. file, Michael nie znalazł odpowiedniego słowa na D :) ).

    Jeżeli wiadomość nie wymaga naszej reakcji i uważamy, że może przydać się w przyszłości, można przesunąć ją do odpowiednich katalogów np. w programie pocztowym. Michael zaleca właściwie jeden folder do archiwizacji, bez jakiejś wyrafinowanej metody katalogowania. Komputer powinien poradzić sobie z przeszukaniem tego folderu wg potrzebnych kryteriów.

W przypadku watpliwości czy wiadomość usunąć czy zarchiwizować, lepiej ją zarchiwizować.
Zawsze można ją później usunąć.

https://www.flickr.com/photos/10ch/3204380917/in/album-72157612646615723/

foto: 10ch (flickr)

Co natomiast zrobić w przypadku, gdy ma się tysiące wiadomości zalegających w skrzynce odbiorczej?

Coś, co Michael nazywa ogłoszeniem mailowego bankructwa.
Coś, czego nie nazwałem, ale intuicyjnie zrobiłem z moimi sześcioma tysiącami maili.
Zrób archiwizację wiadomości, zostaw 20 najświeższych, a resztę usuń.
Nawet, jak ktoś będzie się dopominał o odpowiedź na wiadomość, którą usunęliśmy, można się wytłumaczyć, że ją przeoczyliśmy i poprosić o ponowne wysłanie jej do nas.
Trudno.
Koszt uporządkowania sobie życia.

***

Jest lipiec 2016.
Służbowa skrzynka pocztowa: ilość maili w skrzynce przychodzącej oscyluje w ostatnim czasie wokół 100 maili.

Jak widać, do celu „inbox zero” jeszcze wiele brakuje.
Przyczyny takiego stanu są nastepujące.
Po pierwsze, cały czas jestem w trakcie wyrabiania nawyku regularnego procesowania wiadomości.
A po drugie, nadal szukam mojego sposobu, mojej wersji radzenia sobie z katalogowaniem.
Jak przechowywać wiadomości, które są w trakcie załatwiania (delegowane lub też czekające na moją reakcję)?

W tym miejscu chcę wspomnieć o jeszcze jednej technice, która bardzo pomaga mi w pilnowaniu spraw delegowanych bądź oczekujących na działania innych osób.
Technika opisana przez Piotra Nabielca w książce „Effective multitasking” (z ang. skuteczna wielozadaniowość).

Notatka na marginesie:
Autor stara się przekonać, że tak naprawdę nie jesteśmy wielozadaniowi, bo nie możemy robić dobrze kilku spraw jednocześnie. 
Aby być skutecznym, należy się skupić na wykonywaniu jednej sprawy na raz. 
 
Z katalogu wiadomości wysłanych należy wydzielić maile wymagające odpowiedzi od innych i umieścić je w katalogu „oczekujące” (ang. awaiting response).
Dzięki temu w jednym miejscu mam wiadomości i sprawy uzależnione od działania innych.
I jeżeli w wyniku sprzątania swoich skrzynek pocztowych zdarzy im się usunąć mojego maila :) w łatwy sposób mogę im wysłać ponownie maila z przypomnieniem.

Mam nad czym pracować.
I wiem, że w końcu wypracuję swoją metodę i poczuję, że panuję nad zalewem wiadomości.

Nie dla samego zajmowania się wiadomościami, ale dla poczucia uporządkowanego życia.

Kolejne wyzwanie: skrzynka prywatna :)

Advertisements

Możliwość komentowania jest wyłączona.